Sähköinen taloushallinto on tullut jäädäkseen, ja erityisesti pk-yrityksille sen hyödyt ovat merkittäviä. Mutta mistä oikeastaan on kyse, ja miksi sinun yrityksesi kannattaisi siirtyä perinteisestä paperisodasta digitaaliseen aikakauteen?
Mikä on sähköinen taloushallinto?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa kirjanpidon, laskutuksen, palkanlaskennan ja muiden taloushallinnon prosessien hoitamista digitaalisilla työkaluilla. Paperipinot ja manuaaliset kirjaamiset vaihtuvat nykyaikaisiin ohjelmistoihin, jotka automatisoivat ja nopeuttavat työtä. Tämä vapauttaa yrittäjän aikaa keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.
Miksi pk-yrityksen kannattaa siirtyä sähköiseen taloushallintoon?
Pk-yritykset kärsivät usein ajan ja resurssien puutteesta. Sähköinen taloushallinto auttaa ratkaisemaan monia ongelmia:
- ⏱️💰Säästöt ajassa ja kustannuksissa
- Automatisoidut prosessit vähentävät manuaalista työtä.
- Paperin ja postituksen käyttöä voidaan minimoida.
- 📂 Tiedon saatavuus
- Kaikki tarvittavat taloustiedot ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta.
- Pääset tarkastelemaan yrityksen taloustilannetta reaaliajassa.
- ✅ Virheiden väheneminen
- Ohjelmistot havaitsevat mahdollisia virheitä ja varoittavat niistä.
- Inhimillisten erehdysten riski pienenee huomattavasti.
- 📜 Lainsäädännön noudattaminen
- Sähköiset järjestelmät pitävät huolta siitä, että yrityksen toiminta on ajan tasalla muuttuvan lainsäädännön suhteen.
Sähköisen taloushallinnon keskeiset ominaisuudet
Miten sähköinen taloushallinto eroaa perinteisestä? Seuraavassa muutama keskeinen ominaisuus:
1. Automaatio
Sähköinen taloushallinto automatisoi monia prosesseja, kuten laskutuksen, maksujen kohdistamisen ja raportoinnin. Tämä tarkoittaa, että laskut lähtevät asiakkaalle automaattisesti ja maksut kirjautuvat oikeille tileille ilman manuaalista työtä.
2. Reaaliaikainen seuranta
Sähköiset järjestelmät tarjoavat reaaliaikaisen näkymän yrityksen taloustilanteeseen. Näet heti, paljonko rahaa on tulossa ja menossa, sekä mitkä laskut ovat vielä maksamatta.
3. Pilvipalvelut
Pilvipohjaiset ratkaisut mahdollistavat tiedon käyttämisen mistä tahansa. Voit tarkastella raportteja tai lähettää laskuja vaikkapa kotisohvalta tai lomamatkalta.
4. Integraatiot
Sähköinen taloushallinto voidaan integroida muihin yrityksesi käyttämiin järjestelmiin, kuten myynti- ja asiakashallintaohjelmistoihin. Tämä tehostaa tietojen siirtoa ja vähentää manuaalista kirjaamista.
Käytännön hyötyjä yrittäjälle
Sähköisen taloushallinnon hyödyt eivät rajoitu pelkästään ajansäästöön. Nämä konkreettiset edut voivat auttaa pk-yritystä menestymään:
🧠 Päätöksenteon tukeminen
Kun yrityksen taloustiedot ovat helposti saatavilla ja ajan tasalla, yrittäjä pystyy tekemään parempia ja nopeampia päätöksiä. Esimerkiksi kassavirran ennustaminen helpottuu.
🤝 Parantunut asiakaspalvelu
Automatisoidut laskut ja nopeampi tiedonkulku tarkoittavat, että asiakkaat saavat laskunsa ajoissa ja virheettömästi. Tämä parantaa yrityksesi imagoa ja asiakastyytyväisyyttä.
📊 Yhteistyö tilitoimiston kanssa
Tilitoimistosi saa reaaliaikaisen pääsyn yrityksesi tietoihin, jolloin he voivat auttaa sinua entistä tehokkaammin. Esimerkiksi veroilmoitusten laatiminen sujuu nopeammin ja virheettömämmin.
Miten valita oikea sähköisen taloushallinnon järjestelmä?
Markkinoilla on useita sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä. Mutta miten valita juuri sinun yrityksellesi sopiva?
1. Kartoitus
Ensin kannattaa miettiä, mitä toimintoja tarvitset. Onko pääpaino laskutuksessa, palkanlaskennassa vai kokonaisvaltaisessa taloushallinnossa?
2. Helppokäyttöisyys
Valitse järjestelmä, joka on helppo oppia ja käyttää. Selkeä käyttöliittymä säästää aikaa ja vähentää virheitä.
3. Skaalautuvuus
Onko järjestelmä valmis kasvamaan yrityksesi mukana? Valitse ratkaisu, joka sopii niin nykyisiin kuin tuleviinkin tarpeisiin.
4. Hinta
Kilpailuta eri järjestelmät ja varmista, että valitsemasi vaihtoehto tarjoaa parhaan vastineen rahalle. Muista huomioida myös piilokulut, kuten käyttöönotto ja koulutus.
Sähköinen taloushallinto – ohjelmistoja
Sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat pk-yrityksille korvaamattomia työkaluja, jotka tehostavat talousprosessien hallintaa. Tässä on listattu viisi suosituinta ohjelmistoa, niiden keskeiset ominaisuudet sekä hyviä ja huonoja puolia.
1. Visma Netvisor
Kuvaus: Netvisor on monipuolinen taloushallinnon ohjelmisto, joka yhdistää kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan yhteen helppokäyttöiseen kokonaisuuteen.
Hyvät puolet:
- Automaatio: Vähentää manuaalista työtä automatisoimalla taloushallinnon prosesseja.
- Reaaliaikainen seuranta: Mahdollistaa yrityksen taloustilanteen jatkuvan seuraamisen.
- Integraatiot: Yhteensopiva monien muiden järjestelmien kanssa, mikä tehostaa tiedonkulkua.
Huonot puolet:
- Hinta: Korkeampi hintataso saattaa olla haaste pienemmille yrityksille.
- Käyttöönotto: Monipuolisten ominaisuuksien vuoksi alkuun pääseminen voi vaatia aikaa ja koulutusta.
2. Procountor
Kuvaus: Procountor on sähköinen taloushallinnon ohjelmisto, joka kattaa kaikki yrityksen taloushallinnon tarpeet, kuten kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan.
Hyvät puolet:
- Kattavuus: Tarjoaa laajan valikoiman taloushallinnon työkaluja yhdessä paketissa.
- Pilvipohjaisuus: Mahdollistaa käytön missä ja milloin tahansa.
- Yhteistyö tilitoimiston kanssa: Helpottaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa reaaliaikaisen datan avulla.
Huonot puolet:
- Käyttöliittymä: Jotkut käyttäjät kokevat käyttöliittymän monimutkaiseksi.
- Hinta: Voi olla hintava erityisesti pienille yrityksille.
3. Fennoa
Kuvaus: Fennoa on kattava ja helppokäyttöinen taloushallinto-ohjelma, joka automatisoi rutiinit ja sujuvoittaa yhteistyötä. Se kattaa kirjanpidon, palkanlaskennan, laskutuksen ja tilinpäätökset yhdessä saumattomassa järjestelmässä.
Hyvät puolet:
- Automaatio: Vähentää manuaalista työtä automatisoimalla rutiinitehtäviä.
- Helppokäyttöisyys: Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä tekee ohjelman käytöstä sujuvaa.
- Mobiilikäyttö: Fennoa Mobiilin avulla kiireelliset asiat voi hoitaa missä ja milloin vain.
Huonot puolet:
- Rajoitetut integraatiot: Ei välttämättä integroidu kaikkiin yrityksen käyttämiin järjestelmiin.
- Käyttöönotto: Vaatii aikaa ja resursseja erityisesti suuremmissa organisaatioissa.
4. Fivaldi
Kuvaus: Fivaldi on monipuolinen taloushallinto-ohjelma, joka tarjoaa digitaaliset työkalut laskutukseen, ostolaskujen käsittelyyn ja yrityksen talouden seurantaan.
Hyvät puolet:
- Skaalautuvuus: Sopii kaikenkokoisille yrityksille, myös pienimmille.
- Pilvipalvelu: Mahdollistaa taloushallinnon hoitamisen missä ja milloin tahansa.
- Yhteistyö tilitoimiston kanssa: Luotettava työkalu toimivaan yhteistyöhön tilitoimiston kanssa.
Huonot puolet:
- Käyttöliittymä: Voi vaikuttaa vanhanaikaiselta verrattuna muihin ohjelmistoihin.
5. Heeros
Kuvaus: Heeros on pk-yritysten palveleva ohjelmistokumppani, joka tarjoaa älykkäitä ohjelmistoja taloushallintoon, HR:ään ja toiminnanohjaukseen.
Hyvät puolet:
- Monipuolisuus: Tarjoaa ratkaisuja taloushallintoon, HR:ään ja toiminnanohjaukseen.
- Pilvipohjaisuus: Mahdollistaa ohjelmistojen käytön missä ja milloin tahansa.
- Asiakastuki: Tunnettu hyvästä asiakaspalvelusta ja tukipalveluista.
Huonot puolet:
- Käyttöönotto: Monipuolisten ominaisuuksien vuoksi käyttöönotto voi olla haastavaa.
- Hinta: Ei välttämättä edullisin vaihtoehto pienille yrityksille.
Usein kysytyt kysymykset sähköisestä taloushallinnosta
Mitä maksaa sähköinen taloushallinto?
Kustannukset vaihtelevat valitun järjestelmän ja yrityksesi tarpeiden mukaan. Yleensä käyttöönotto on edullista, ja sähköisen taloushallinnon säästöt maksavat itsensä takaisin nopeasti.
Onko sähköinen taloushallinto turvallista?
Kyllä, kun valitset luotettavan palveluntarjoajan. Pilvipalveluissa tiedot säilytetään turvallisesti ja varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Voiko sähköiseen taloushallintoon siirtyä vaiheittain?
Ehdottomasti. Voit aloittaa esimerkiksi laskutuksesta ja laajentaa myöhemmin muihin toimintoihin.
Miten sähköinen taloushallinto vaikuttaa yritykseni päivittäisiin toimintoihin?
Sähköinen taloushallinto tehostaa yrityksesi päivittäisiä toimintoja automatisoimalla rutiinitehtäviä, kuten laskutusta ja kirjanpitoa. Tämä vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa keskittyä ydintoimintoihin. Lisäksi reaaliaikainen pääsy taloustietoihin helpottaa päätöksentekoa.
Voinko käyttää sähköistä taloushallintoa mobiililaitteilla?
Kyllä, yleensä sähköisen taloushallinnon ohjelmistot ovat pilvipohjaisia ja tarjoavat mobiilisovelluksia tai responsiivisia verkkosivustoja, joiden avulla voit hoitaa talousasioita missä ja milloin tahansa. Tämä lisää joustavuutta ja mahdollistaa taloushallinnon tehtävien hoitamisen myös liikkeellä ollessa. Tarkista kuitenkin yhteensopivuus mobiililaitteelle ennen ohjelmiston hankkimista jos ominaisuus on sinulle tärkeä.
Miten sähköinen taloushallinto vaikuttaa yhteistyöhön tilitoimiston kanssa?
Sähköinen taloushallinto parantaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa tarjoamalla reaaliaikaisen pääsyn taloustietoihin. Tämä mahdollistaa tehokkaamman viestinnän ja nopeamman reagoinnin talousasioihin. Tilitoimiston ammattilaiset voivat keskittyä enemmän neuvontaan ja analysointiin, kun manuaaliset rutiinitehtävät vähenevät.
Mitä tapahtuu, jos sähköisen taloushallinnon järjestelmässä ilmenee teknisiä ongelmia?
Luotettavat sähköisen taloushallinnon palveluntarjoajat tarjoavat asiakastukea teknisten ongelmien varalta. On tärkeää valita palveluntarjoaja, joka tarjoaa nopeaa ja osaavaa tukea sekä varmistaa järjestelmän jatkuvan toimivuuden ja päivitykset.
Teknisten ongelmien yhteydessä ohjelmiston käyttö saattaa keskeytyä hetkeksi, mutta yrityksen data on yleensä turvassa.
Voiko sähköinen taloushallinto mukautua yritykseni kasvaessa?
Useimmat sähköisen taloushallinnon järjestelmät ovat skaalautuvia ja mukautuvat yrityksesi tarpeisiin sen kasvaessa. On kuitenkin tärkeää varmistaa etukäteen, että valitsemasi järjestelmä pystyy tukemaan liiketoimintasi laajentumista ja mahdollisia uusia toimintoja tulevaisuudessa.
